Расходы на информационную поддержку бухгалтерии

На сегодняшний день российский бухгалтерский учет (РБУ) претерпевает существенные изменения. Эти изменения, по большей части, связаны с реформой, проводимой на уровне государства, целью которой является сближение РБУ с Международными стандартами финансовой отчетности (МСФО).

МСФО, получившие широкое распространение за рубежом, имеют ряд принципов, которые кардинальным образом отличаются от принципов российского учета. МСФО базируется на теории англо-американской школы учета, идея которой состоит в отражении, прежде всего, экономического содержания фактов хозяйственной жизни и положения организации.

Россия же исторически принадлежит к континентально-европейской школе, теоретические основы которой ориентируются, прежде всего, на правовое содержание отражаемых фактов. Такой  методологии учета свойственна зависимость от правовых норм.

Однако, российский бухгалтерский учет идет по пути сближения с МСФО и знаковым явлением, в этой связи, стало вступление в силу с 1 января 2013 года нового Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ).

В Законе № 402-ФЗ определены основные понятия и принципы регулирования бухгалтерского учета в России, которые существенно отличаются от предписаний старого Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (утратил силу с 1 января 2013 года).

Эти изменения определяют новый вектор развития РБУ.

Нельзя не отметить, что идея профессионального суждения бухгалтера проходит «красной линией» через все принципы МСФО и роль профессии бухгалтера, в этой связи, будет значительно расти.

Современный бухгалтер – это специалист, который применяет свое профессиональное суждение в оценке финансового состояния организации. Таким образом, на него ложится большая ответственность за применение подобного рода оценок и, как следствие, он должен быть профессионалом высокого уровня.

Для того, чтобы бухгалтер обладал высоким профессиональным уровнем и мог правильно применить на практике свое профессиональное суждение – он должен постоянно повышать свою квалификацию, быть в курсе изменений в области бухгалтерского учета, налогообложения и знать о тенденциях развития экономики страны.

Трудно представить организацию, в которой для ведения учета не использовалась бы бухгалтерская программа. Программа по ведению учета является главным инструментом в работе современного бухгалтера и каждый практикующий бухгалтер должен уметь ее использовать.

Рассмотрим более подробно какие информационные продукты необходимы бухгалтерии для качественного и своевременного ведения бухгалтерского учета и составления отчетности.

Информационные продукты, необходимые бухгалтеру можно условно разделить на две категории:

1. Программное обеспечение для ведения учета.
2. Методические информационные продукты.

Программное обеспечение для ведения учета:

1.Программа для ведения бухгалтерского учета, которая позволяет:

-   оформлять первичные учетные документы;

-   вводить данные в учетную систему на основании входящих первичных документов;

-   формировать данные для аналитического учета (по складам, по контрагентам и т.п.);

-   аккумулировать данные на счетах бухгалтерского учета (синтетический учет);

-   подготавливать бухгалтерскую отчетность, налоговые декларации, статистическую отчетность по законодательно утвержденным формам и форматам;

-   давать возможность электронного обмена документами (с контрагентами, внутри группы компаний, с налоговыми органами и др.).

2. Программное обеспечение для передачи отчетности в налоговые органы в электронном виде по утвержденным форматам. Данное программное обеспечение должно позволять:

-   выгружать налоговую отчетность в программу обмена из других внешних бухгалтерских программ;

-   содержать формы отчетности для ввода данных вручную;

-   обеспечивать отправку налоговой отчетности по телекоммуникационным каналам связи по установленным форматам;

-   обеспечивать юридическую ответственность сторон в случае, если до адресата не дошли нужные отчеты (извещения, подтверждения);

-   обеспечивает безопасность передаваемых данных и их защиту электронной подписью в соответствии с законом об ЭП.

3. Может также использоваться программное обеспечение для обмена данными с банком, типа «Клиент-банка». Как правило, данное программное обеспечение разрабатывается обслуживающим банком и предоставляется клиентам банка в рамках договора на обслуживание расчетного счета организации (на платной или бесплатной основе).

Все вышеперечисленное программное обеспечение должно оперативно обновляться. При чем актуализация программ может быть вызвана, как правило, двумя причинами:

1. Изменения в законодательстве.
2. Технические усовершенствования.

При выборе того или иного программного обеспечения для ведения бухгалтерского учета и сдачи отчетности для организации будут иметь значение следующие экономические аспекты:

1. Стоимость приобретения программного обеспечения.
2. Стоимость обновления (актуализации) учетных программ. Поддержка по обновлению программ, как правило, предлагается в виде абонентской платы за сопровождение с фиксированной стоимостью.
3. Стоимость дополнительного обслуживания может включать:

-   вызов технического специалиста для обновления программы;

-   линия консультаций (ограниченная по типу и количеству задаваемых вопросов, либо без ограничений);

-   дополнительная методическая поддержка (методические материалы, прилагаемые ежемесячные журналы и обзоры, бесплатные подборки и т.п.);

-   подарки и бонусы (бесплатные семинары и лекции, фирменные сувениры и календари, льготные периоды обслуживания, льготы при подключении большого количества рабочих мест, группы компаний и т.д.).

Стоит отметить, что в современных рыночных условиях имеет значение не только высокое качество продукта так такового, но и достаточно большой объем качественных сервисных услуг по сопровождению клиента.

Методическая поддержка программного продукта является одним из самых значимых элементов сервисного обслуживания пользователя. Ведь программу по ведению бухгалтерского учета недостаточно просто купить – ее необходимо освоить и правильно использовать. Кроме того, необходимо постоянно следить за изменениями в программе, бухгалтерском учете, налогообложении, за техническими усовершенствованиями в программе, в т.ч. связанными с продвижением и развитием информационных технологий.

Теперь остановимся более подробно на том, какая методическая информационная поддержка необходима сотрудникам бухгалтерии:

-   периодические издания по бухгалтерскому учету и налогообложению;

-   посещение семинаров, лекций, конференций по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения;

-   консультации аудиторов по сложным вопросам в учете;

-   справочно-правовые системы и др.

Обобщим в таблице статьи затрат на информационную поддержку бухгалтерии:

Таблица 1

Для поддержания актуального уровня знаний своей бухгалтерии руководство компании неизбежно несет расходы. Руководитель организации должен понимать, что такие расходы необходимы и закладывать их в бюджет.

Так, руководители, которые не закладывают в бюджет своей организации затраты на информационную методическую поддержку, поддержание и повышение квалификации своей бухгалтерской службы, заведомо обрекают себя на убытки. Нежелание нести подобного рода расходы приводит к непрофессиональному использованию программного обеспечения по ведению учета и, как следствие, к искажению в учете и отчетности. Проблема может усугубиться до такого уровня, что потребуется восстановление бухгалтерского учета с привлечением соответствующих специалистов (например, аудиторов, консультантов и т.п.). А это дополнительные затраты не только денег, но и времени.

Но, зачастую случается, что стоимость приобретения программного продукта невелика, в то время как его сервисное обслуживание является неоправданно дорогим и не отвечает ожиданиям покупателя. На это руководитель организации должен обращать особое внимание при принятии решения о приобретении того или иного программного продукта.

Список литературы

1. Программа реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности (утверждена Постановлением Правительства РФ от 06.03.1998 г. № 238).
2. Концепция развития бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации на среднесрочную перспективу (одобрена Приказом Министра финансов Российской Федерации от 01.07.2004 г. № 180).
3. Федеральный закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
4. Федеральный закон от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».